人事担当者のための採用コスト削減・採用業務効率化を支援するマガジン
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上記のように感じている人事担当者は多いのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが、労働条件通知書など雇用契約書まわりを電子化してしまうことです。労働条件通知書や雇用契約書を電子化することで、雇用契約の対応に費やす時間は大幅に削減でき、誰がいつ雇用契約の更新時期を迎えるのか把握でき、また雇用契約に関わる業務をオンライン化することもできます。
また雇用契約書を電子化するメリットについて述べている「雇用契約書の電子化のススメ」も掲載しておりますのでぜひこちらもあわせてご覧ください。
ここでは、そもそも労働条件通知書とは何か、労働条件通知書の電子化におけるメリットやデメリット、電子契約サービスの導入を検討されている方に比較・検討する上で大切なポイントについて解説します。
目次
2019年4月1日から、労働基準法施行規則の改正により、労働条件通知書を電子化し、メールやSMSなどといった電子媒体での交付が可能になりました。従来、労働条件通知書は書面での交付が義務づけられていましたが、この通知書の電子化が可能になったことにより、今まで書面を郵送していたコストや手間暇などをなくすことができるため、業務の効率化が期待できます。
労働条件通知書とは労働時間、賃金、休暇などといった労働条件を記載し、使用者から労働者に対して交付するものです。
労働基準法第15条では
とあるように、労働条件の明示は労働基準法で義務づけられています。もし使用者が正社員、アルバイト、パートなどの労働者に労働条件通知書を交付しなかった場合、
と、労働基準法にもある通り、罰則が課せられることもあります。
雇用契約書とは、労働条件に対して雇用主と労働者がお互いに合意した上での契約であることを証明するための書類です。労働条件通知書と何が違うのでしょう。
雇用契約書との違いは大きく2つあります。
また、雇用契約書をはじめとする労働契約書類は電子契約での交付が可能でしたが、唯一交付が義務付けられている労働条件通知書のみ電子媒体での交付ができなかったため、電子契約の導入が進まない要因にもなっていました。
労働条件通知書が電子媒体での交付が可能となったことで、雇用契約関連書類を完全に電子化する企業は続々と増えています。
労働条件通知書の電子化には様々なメリットがあげられますが、電子化するにあたってはいくつかの要件を満たさなくてはなりません。
労働条件通知書の電子化は可能になっても、原則は書面での交付が定められています。
使用者が労働者に意思確認をしていない、または労働者が希望していないにもかかわらず、一方的に労働条件通知書を電子媒体で交付してしまうと、それは労働基準法に違反してしまいます。労働条件通知書の電子化をする前にはまず、労働者への意思確認をしっかりと行いましょう。
労働条件通知書には雇用条件や賃金など、他者には知られたくない情報が多く記載されています。そのため、この通知書は交付された本人しか閲覧できない状態にすることが必要です。
たとえば、社内の共有フォルダにアップするだけでは要件を満たせません。したがって、取り扱いには注意が必要です。
労働条件通知書の交付をメールなどでする場合、労働者側がその通知書をいつでも保存・印刷できることが必要です。そのため、メール等に直接労働条件通知書の内容を記載するのではなく、添付ファイルやクラウドからダウンロードできるリンクなどで送ることが望ましいです。
労働条件通知書を書面で交付する場合、印刷、押印、封入、郵送などを1枚1枚行わなくてはならず、かなりの手間と時間がかかるでしょう。従業員の人数が多い大企業や、パート・アルバイト、派遣社員を多く抱える会社などは、それらの労働者1人1人に紙媒体で交付するとなると、莫大な業務量になってしまいます。
しかし、労働条件通知書を電子化することで、印刷、押印、封入、郵送といった業務にかかる手間をすべて省くことができ、時間の大幅な削減が可能となるのです。これらの業務負担が減れば、今まで忙しくて手が回らなかった業務にも取りかかる時間ができるでしょう。
また、労働条件通知書を電子化することによって、対面での契約が不要になります。コロナ禍で、リモートワークが主流になってきた今、会社に出向くことが少なくなった方もいるでしょう。労働条件通知書を電子化すれば、その提出のためだけに必要だった「ハンコ出社」をせずとも契約が完結するようになります。
このように、労働条件通知書の電子化をすることによって今まで負担になっていた業務もなくなり、仕事の効率アップが期待できます。
労働条件通知書を電子化することにより、契約締結までスピーディに対応することができます。採用活動においてWeb面接を採用する企業も年々増えております。その後の契約業務も電子化することで、人材募集、面接、採用、労働条件通知書の交付までWeb上で一貫した対応が可能となるのです。
労働条件通知書を郵送する場合、まず通知書を印刷するための用紙代、インク代、そして封筒の代金や送料もかかります。労働条件通知書を電子化してメールやSMS等で送れば、これら印刷・郵送にかかっていた代金はかからなくなります。
労働条件通知書を電子化していれば、パソコン上で管理ができるため、複数人での管理が可能となりすぐに探し出すこともできます。従来の紙媒体での管理だと、業務が属人的になりがちで、都度情報共有を行わなければならない場合があります。しかし、電子契約にすることによって必要のないコミュニケーションコストを省くことができます。
さらに、紙媒体では管理・保存に収納スペースが必要ですし、探し出すのにも時間がかかるでしょう。電子化することで収納スペースは一切不要になりますし、パソコン上で検索すればあっという間に探し出すことができます。
労働条件通知書の電子化はお互いがPCまたはスマートフォンがないと利用出来ないというのがデメリットといえます。また、ネットワーク障害があった際に利用できなくなる可能性もゼロではありません。
しかし、昨今のPCやスマートフォンの普及率から考えると、所持していないユーザーはごく少数と考えられます。またネットワーク障害についても、インターネット障害や社内の人的な設定ミスなどが起こらない限り、そこまで多発する事象とは考えにくいでしょう。したがって、電子化にはこれらのデメリットを上回るほどの、上記にあげたようなメリットがたくさんあります。
この機会に、労働条件通知書の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
労働条件通知書の電子化には、業務負担の削減、業務効率の向上、コストの削減ができるなど、あらゆる面で多くのメリットがあげられます。労働条件通知書の電子化をお考えの方は、電子契約サービスがおすすめです。各社が提供しているサービスの特徴、料金形態、利便性などを比較して、自社のニーズにあったサービスを選ぶことが大切です。
電子契約サービスを利用すれば、雇用契約者の一括管理などが簡単にできるようになります。
複数の会社が電子契約サービスを提供していますが、一体どのような点を重視して、サービスを選んだら良いのでしょうか。ここでは、特に重視すべきポイント4点をご紹介します。
従業員の人数が多い大企業や、パート・アルバイト、派遣社員を多く抱えている会社などはその分、労働条件通知書の発行部数が多くなります。そういった会社が従量課金制のサービスを導入した場合、逆にコストがかかってしまう可能性があります。
まずは、自分の会社で毎月平均してどのくらいの契約書発行があるのかを把握することが大切です。そして、自社に合った適正な料金プランのあるサービスを選ぶことで、より一層コストの削減が期待できるでしょう。
せっかく労働条件通知書を電子化し、メール等で送ったのにもかかわらず、労働者本人が使用しているスマートフォンやタブレットでファイルが開くことが出来ない、パソコンも持っていないとしたら元も子もありません。労働者本人に電子媒体で届かなければ、結果直接対面でのやりとりになってしまい、電子化した意味がなくなってしまいます。
導入した電子契約サービスが特定のデバイスに対応しておらず、通知書が送られてきても確認ができなかったとならないよう、サービスがマルチデバイス対応なのかしっかり確認しましょう。
せっかく導入した電子契約サービスの操作が難しい場合、使う気も失せてしまいます。業務負担の軽減を期待して電子化したのにもかかわらず結局操作で手間取り、むしろ負担になってしまうかもしれません。
IT知識があまりない方でも、ぱっと見て直感的に操作がわかりやすいものを導入すれば、使用者のストレスにはなりにくいでしょう。
労働条件通知書をメールやSMS等で送信したら、送信先の労働者にしっかり届いているのかを確認しなくてはなりません。もし送信できていたとしても、労働者側の迷惑メールフォルダに分類されている場合や、受信通知に気づかずメールが埋もれてしまう可能性があります。
しかし、SMSに通知が来るサービスであれば、労働者側の見落としを防ぐことができます。
労働条件通知書の電子化には様々なメリットがあります。ここまで記事を読んでくださった方の中には、紙媒体から電子化への移行を検討している方も多いのではないでしょうか。
しかし世の中には多くの電子契約サービスが存在し、どのサービスが自分の会社にあっているのかわからない、という方もいるでしょう。サービスを選ぶ際に特に重視してほしいポイントを上記で4つあげましたが、これらのポイントすべてをかなえているのが電子契約サービス「FAST SIGN」です。
株式会社マルジュの提供するFAST SIGNは、新規の雇用契約はもちろん、年間に数度発生する有期雇用契約の更新作業なども含め、大量の契約業務があっても簡単に、そしてリーズナブルに利用することができます。
ここまで、労働条件通知書の電子化について解説しました。労働条件通知書を電子化すれば「業務の効率化」「スピーディな締結・更新」「コスト削減」「サービス内での一元管理」が期待できます。特に、人材派遣会社のような大量の人材を抱える会社は、電子契約サービスを使えば簡単に大量の契約書を発行・処理することができるようになります。
ぜひこの機会に電子契約サービスの導入を検討してみてください。
2023年04月28日
2023年04月14日