スピード採用のコツとは

採用活動においてスピードは何よりも大切な要件です。
なぜ採用活動のスピードがそこまで重要なのか？それは、他社に流れてしまう可能性や、対応のスピードの遅さに不安を感じ応募自体を諦めてしまう応募者がいるためです。
とはいえ、採用担当者側も採用業務の細かな対応や、繁忙期の波があるため、急に採用活動のスピード感を上げることは困難と言えるでしょう。

そのため、採用業務は「効率化」が求められます。
採用業務を効率化する上で、今注目を集めているのが「録画面接」です。
一次面接などを効率的簡易的な面接（スクリーニング）で済ませたい場合にはぴったりなツールです。

この「録画面接」が一体採用スピードにどのような効果をもたらすか？について詳しくご紹介いたします。

 

採用活動のスピードが遅いとどうなる？

応募者が他社に流れてしまい離脱する可能性がある

基本的に採用は「早い者勝ち」の側面があります。
応募者に素早くアプローチし、早く面接して、早く内定を出すことが決定的に重要です。

一般的に求職者は複数社の採用に応募しているものです。
もし、貴社では面接日程が最短でも2週間以上先しか組めなかったらどうなるでしょう。

その間にも求職者は活動しています。他社の面接が終わり、内定の通知が出ることもあるでしょう。
他社から入社の意思決定（内定承諾等）は1週間以内にして欲しいといわれたら、貴社の面接を受ける前や結果を見る前に意思決定しなくてはならなくなります。

そうなると、貴社で働きたいという明確な理由がない限り、他社に流れてしまうことになってしまうわけです。

早い者勝ちなので、祝休日や夜間といった時間であっても他社がその間対応を行っていれば、その分遅れを取ってしまいます。
急いでいるつもりでも営業日・営業時間だけで採用活動を行っていれば負けてしまうかもしれません。

その逆に日程や時間の制約なくスピーディーに採用活動を行うことができれば、他社より圧倒的に優位に立つことができるのです。
求職者に対して貴社がいち早く内定を出せば、仮に他社のほうが雇用条件が良かったとしても貴社がその人材を獲得できる可能性は大きく高まります。

 

対応スピードの遅さに不安を感じ応募自体を断念

応募したのに連絡がない・・・。
日程の連絡に対しての返信が3日も来ない・・・。

となると求職者はこのように思います。

「いい加減な会社なのではないか」
「忘れられているのではないだろうか」
「もう採用は決まってしまったのだろうか」

実際に対応を忘れていることもあるでしょう。他のメールに紛れて応募を見落としてしまったり、連絡を忘れてしまうのもよくあることです。
その時応募者が「応募したのですがどうなりましたか？」と催促してくれればいいのですが、そこまでしてくれる応募者はあまり多くありません。
この会社は大丈夫なのだろうか？と不安になると、時間が経ってからフォローをしても面接には来てくれないかも知れません。

また、応募を断念しなかったとしても、長い期間待たされたら、この会社に入りたいというモチベーションは下がるでしょう。
結局内定を出しても他社に流れてしまうかも知れません。

 

採用担当者の採用スピードを上げることが難しい理由とは

 

採用にかかわる業務が多すぎる

採用のためには様々な準備があります。
求人原稿の作成、応募者の管理表の更新、書類選考、面接、合否連絡、雇用条件通知書の作成、入社のための諸手続きなどです。
また、採用担当者が専任ではない場合、他の業務の合間にこれらを行わなければなりません。

例えばパート・アルバイト採用の場合、採用業務は店長が兼務している場合が多いですが、通常業務がまずは最優先で、採用に関する業務は後回しにされがちです。
そのため更に採用業務にかけられる時間は少なくなり、前述のような弊害がより大きくなりがちです。

繁忙期の波がある

採用には繁忙期があります。
組織の規模や業種、地域やニーズによって異なりますが、一般的には日本国内企業では新卒採用が最大の繁忙期となります。

新卒採用の場合、多くの組織においては広報活動解禁時期である3月から、内定が出される5月にかけての期間が繁忙期となります。
また、新卒採用ほどの波ではありませんが、中途採用の波として繁忙期になりやすいのは3月～4月、そして9月頃です。
これは、半年ごとの定期的な人事異動が行われるタイミングと重なるためです。

これらの時期は採用担当者が忙しく、肝心の応募者への対応が後手にまわりやすいのです。

 

応募者の都合に柔軟に対応する必要がある

特に現在他の仕事についている求職者の面接日程の組み込みは難しいことが多いです。
現在の仕事を休めない、抜けることができないとなると夜間や休日祝日しか時間を取ることができないからです。

採用側も夜間や休日祝日は休んでいるといつまでも面接日程が決まりません。
このような場合、求職者が有給休暇や半日休暇を取れるタイミングまで待つ必要があります。
そうして面接日程が決まらずズルズル先延ばしとなり、結局他社に流れてしまうことになることが往々にして起こります。

これに対して、面接を求職者の都合に合わせて、夜間でも休日祝日でも柔軟に行うことができれば、他社に流れてしまう心配がありません。

 

採用スピードを上げるためには採用業務効率化

 

採用管理システムを導入する

採用担当者の業務負荷を減らす、面接日程を柔軟に設定できるようにするためには、採用の方法を変えることが求められます。
少なくとも前述のような問題が起きているなら、現在の業務の方法は改善する必要があります。
そこで検討すべきは採用業務におけるシステム化です。

「オンラインで面接する」「応募段階で面接日程を自動的に組み込む」などシステム化によって前述の問題の多くは解消することができます。
そして、時間の制約をほぼ解消するのが次に説明する録画面接システムです。

 

採用業務の効率化には「録画面接」がおすすめ

 

録画データを面接官に送るだけでOK

採用業務をシステム化する方法の中で、特に大量の採用をする場合や、一次面接を効率よく簡易に済ませたい場合には録画面接がおすすめです。
録画面接とはあらかじめ決められた質問について、応募者が答えている様子を撮影した動画を送ってもらうだけの簡単な方法です。
これをシステム化したのが録画面接システムです。

応募の段階で面接URLを設置した自動返信メールやSMSを応募者に送ります。
求職者はURLをクリックして、画面の指示に従って撮影した面接の録画データを送るだけで面接が完了します。
後ほど採用担当者は手が空いた時間に、届いた動画を見ればよいのです。

このように録画面接を導入すると、面接の日程調整で苦労することもなくなります。
また、夜間や休日祝日といった時間的な制約も全くなくなります。

 

効率的な面接対応で済ませたいときには最適

アルバイト、パート、派遣社員など大量に採用する際には更に録画面接のメリットが大きいです。
この種の職種の採用の場合は、じっくり面接に時間をかけることはあまりないでしょう。
短時間で最低限の見極めだけ行えばそれで充分であるケースが多いのです。

わずか数分で済む程度であれば、録画面接が特に向いています。
たった数分の面接のために来訪してもらうという面倒であった点が解消できます。

遠方から面接に来た場合は「せっかく来たのにそれだけ？」という感想を応募者に持たせてしまうかも知れません。
特に不採用にした応募者は強くそのような印象が残るでしょう。
不採用にした応募者も、お客様かもしれません。なおのこと悪印象を残すことは避けたいです。

そのために効率よく面接を行いたい場合には、なおのこと応募者に手間をかけさせないことが重要なのです。

 

採用担当者も採用活動の工数削減が可能

録画面接は採用担当者の労力を大きく減らすことができます。

対面やオンラインで面接する場合に多くの労力が必要な業務としては日程の調整が挙げられます。
まずは業務を調整して空き時間を作ります。その後求職者に対して日程の候補を送り、日程が合う旨の返信があればよいのですが、もし日程が合わない場合は再度調整を行う必要があります。
何度も日程調整を行うことで、ひとりの求職者に対して1時間以上かかってしまうこともあるでしょう。

日程の調整だけではありません。
面接そのものも労力が必要です。
応接室を準備したり、電話での取次、お茶出し、後片付けしたりといった手間がかかります。

また、たった数分数分の面接であったとしても、面接の際には他の業務を切り上げて準備しておく必要があります。面接そのものは5分であったとしても、最低10分程度はかかっているはずです。
これに対して録画面接であればほとんど準備は不要であり、面接そのものも業務の合間に動画を見ることができるので、スキマ時間の活用ができ業務効率が向上します。

そしてもう一つ意外な効果もあります。
それはいわゆる「面接のドタキャン」や「すっぽかし」がなくなるという効果です。

せっかく時間をとって準備しても、当日応募者が来ないケースはまれに見受けられますが、録画面接ならその心配がありません。

録画面接であればこれらの問題を解消することができます。
日程の調整も、面接の準備も必要なく、ドタキャンがあってもまったく時間が無駄になりません。

その分、採用のための企画を念入りに作成したり、一人ひとりに手厚いフォローをしたりすることができるようになります。

このような多くのメリットがあるため、録画面接は普及が進んでおり、現在では多くの有名企業が導入するに至っています。

 

まとめ

採用においてスピードが重要である理由は、早く面接を進めれば人材が他社に流れず、自社が獲得できる可能性が大きく高まるからです。

そのために必要なことは採用における作業を減らすことです。そのために採用のシステム化が有用です。

システム化の中でも録画面接は業務負荷の削減効果が特に高く、劇的な削減を可能にします。
また、「応募と同時に面接も終了させることができる」というこれまでの常識では考えられなかった、超高速な採用活動も可能にします。

また、求職者側の手間が減ることも大きなメリットで、応募者の数が増えることも期待できます。

このように多くのメリットがあるため、多くの有名企業が録画面接を取り入れているのです。

当社では録画面接サービスのITSUMENを提供しており、多くの導入実績があります。これらは録画面接の有用性、そして当社システムの使い勝手の良さが支持されてきた結果だと自負しております。

是非、大量に人材を採用したい、他社に人材が流れてしまうというお悩みがあればITSUMENをご検討ください。