面接日程が合わない｜企業側がメールを送るときのメールテンプレートを紹介

面接日程がなかなか合わなかったために、応募者が他社に流れたり離脱してしまった経験をお持ちの採用担当者も多くいらっしゃるでしょう。
この記事では「なぜ面接日程が合わないのか」「どうすれば合わせることができるか」という原因と対策について詳細に解説します。
面接日程を速やかに決定し、できる限り早い日程で面接を組み込むことは、人材を確保するための最重要事項です。この記事をご覧いただき、採用活動を成功に導いていただければ幸いです。

面接日程が合わない3つのケース

面接日程が合わない原因は主にこの３つがあります。

このそれぞれについて考察してみましょう。

応募者と面接担当者の面接希望日時が合わない

応募者、面接担当者それぞれに都合がありますが、応募者が現在他の仕事をしている場合は、面接希望日時をあわせることは難しいのが普通です。
面接担当者は平日の営業時間中、応募者は平日は終業後または休日祝日でなければ都合が悪いわけです。
そのため、応募者が有給休暇をとれる日に面接をすることになるわけですが、少ない候補日にはすでに他の会社の面接が入っていたり、面接担当者の都合が悪かったりします。そうなると、面接日時が決まらず、先延ばしとなって、先に面接を行っていた別の会社に流れてしまうことがあります。

特に最終面接が近くなると、面接担当者の人事部長や役員など職位が高くなってくるため、調整は更に難航を極めます。

新卒採用であっても同様の問題は起こります。
多くの応募者は複数の会社への応募をしており、日中は他の会社の面接があったり、ゼミなどで大学へ行ったりしなければなりません。そのため、日中は忙しく予定が合わないこともしばしば生じるのです。

メールを見落とす

これもよくあることです。
応募者に送ったメールが見落とされることもよくありますが、その逆に応募者から送られていたメールを担当者が見落とすこともあります。

メールは便利な連絡手段ですが様々な理由で届かないといった事が起こり得る連絡手段です。
現在LINEがこれだけ普及している一つの背景として、メールは見落としてしまうことによる不確実性があるからです。
ではメールの不確実性とは何でしょうか？

メールにはこのような不確実性があるので、見落としにより面接日程の組み込みができなくなってしまうことがあるのです。

応募者あるいは面接担当者の都合が合わなくなった

応募者、面接担当者の都合が悪くなることはよくあることです。

本人がなんらかの病気になってしまったということはもちろんありますが、家族がコロナなどの感染症になってしまい対面での面接を控えたいという場合もあるでしょう。

親族の命に関わる急病や、忌引もありますし、仕事の上での止むを得ない事情も起こり得ます。

こうなった場合にはリスケジュールをする必要が生じますが、前述の通り応募者が現在、他の仕事をしている場合は、リスケジュールが困難なことが普通です。

企業側が応募者に面接日程調整メールを送る際の７つの注意点

 

前述の通りメールは不確実性の高い連絡手段であると説明しました。
そこで、確実に読まれるための工夫や注意をする必要があります。また、応募者が読んだとしても、速やかな面接につながるとは限りません。そこで、ここでは「読まれる可能性を高める」「できる限り速やかな面接につなげる」工夫や注意点についてご説明します。

わかりやすい件名にして開封率を上げる

メールを読まれるようにする、言い換えれば見落とされないようにするためには件名が非常に重要です。留意すべきポイントは以下のとおりです。

特にスマホでメールを見る場合、サイズによりますが20文字程度しか表示されないので、文字数が多いと要件が伝わらない可能性が高くなります。

 

いくつか例を挙げてみましたがこのような感じで、端的に要件を伝えるのがよいでしょう。

 

面接の候補日時は多めに提示する

実際には候補を多めに提示するのは難しいことですが、できる限り多く提示しましょう。

できれば5つ以上候補を挙げるのが望ましいです。

候補を多く提示すると、後から他の応募者の面接日程を組み込むのが難しくなります。

もし、日程の提示が難しくなることが想定される場合は以下のような文面をメールの中に入れるという方法もあります。

 

平日なら遅い時間、または土日などの面接日も打診する

前述のとおり、応募者が現在他の仕事をしている場合は、平日の日中に面接を行なうことが難しいのが普通です。
そのため、平日の終業後や土日なども候補に含めると、面接日程をスムーズに調整できる可能性が高くなります。採用の時期だけは面接担当者については変則的な勤務時間を検討することをお勧めします。

面接日程が合わずに、先延ばしになると応募者は他社に流れていってしまうので、検討する価値は大いにあるはずです。

 

情報に誤りがないか推敲する

情報に誤りがないかどうか必ず送信前に確認しましょう。

応募者へのメールはテンプレートを使い回すことがほとんどなので、修正漏れが発生することがよくあります。

というテンプレートのメールを使って[応募者名]をそのまま修正せずに送信してしまったら、いかにもテンプレートを使いまわしている感じがしますし、いい加減な会社だと思われてしまうでしょう。

また、日付と曜日の不一致といった凡ミスもよく起こりがちなので気をつけましょう。

この表記は一見おかしく見えませんが、実際には2024年2月23日は金曜日なので誤りです。

応募者への敬意・感謝を示す

雇用する側と雇用される側は対等な契約関係であり、上下はありません。
対等な関係ですので敬意が必要であることを常に念頭において文面を作成しましょう。
更にその上で、世の中に数多くある企業の中から自社を選んでくれたと考えれば、自然に感謝の気持ちが芽生えるのではないでしょうか。

短い文面の中に敬意と感謝の気持ちを込めることが大切です。

リマインドメールを送る

面接日の前日にはリマインドメールを送りましょう。
リマインドメールとは、予定を思い出してもらうためのメールです。

応募者の面接日時の勘違いを防ぐ効果もあります。

迷惑メールに振り分けられることをできるだけ避ける

メールが信頼できる送信者であることを示すために、DMARC、SPF、DKIMなどのメール認証技術を用いることも重要です。
これらの認証技術を用いると、そのメールの送信者がなりすましではないことの証明となり、迷惑メールに振り分けられる危険性を大きく減らすことができます。
もし、これらの技術を使っているか不明である場合は、採用の時期の前に社内のシステム担当者に確認しておきましょう。

また、無料で使えるメールアドレスはスパムメールに分類されてしまうことがあります。Yahoo!メールやGmailなどの無料メールを使うのではなく、自社で使用しているドメインのメールアドレスを使用することが望ましいです。

例えば、recruit@▲▲▲.co.jp このようなメールアドレスを用いるということです。

企業側から送る面接連絡メールのテンプレート

応募者に送るメールにはいくつかの注意すべき事項があります。これまでの説明と重複しますがまとめてみます。

上記の4点に留意して作成します。これからメールのテンプレートを示しますが、上記の4点に留意の上、アレンジしてお使いください。

特に近年ではオンラインの面接も増えているため、面接場所を明示することが重要であることを強調しておきたいです。対面の面接のつもりで、来社したらオンラインだったなどということがあったら、その応募者からの印象は非常に悪いものになってしまいます。

面接日程調整メールテンプレート

面接日程調整の連絡に返信等がなかった場合の確認のテンプレート

日程が合わなかった際の面接再調整依頼のテンプレート

面接前日に送るリマインド用メール

日程調整をなくすのが根本的な解決

ここまで日程調整メールの注意点やマナーなどについて説明してまいりました。注意点が数多くあり大変だと思われた方も多いかもしれません。

しかし、そもそも「日程調整」が不要になればどうでしょうか？

 

日程調整を不要にする方法は実はあります。『録画面接システムの導入』がその答えです。

録画面接とはあらかじめ決められた質問について、応募者が答えている様子を撮影した動画を送ってもらうだけの簡便な方法であり、これをシステム化したのが録画面接システムです。

応募の段階で面接URLを設置した自動返信メールやSMSを応募者に送ります。

求職者はURLをクリックして、画面の指示に従って撮影した面接の録画データを送るだけで面接が完了します。

後ほど採用担当者は手が空いた時間に、届いた動画を見ればよいのです。

このように録画面接を導入すると、面接の日程調整が不要になり、夜間や休日祝日といった時間的な制約も全くなくなります。

また、日程を早く組み込めることにより他社へ応募者が流れるのを防ぐ効果や、主に人件費を中心とするコストの削減も期待できます。

このメリットが認知されてきた結果、大手企業をはじめ普及が進んでいます。

 

日程調整そのものをなくす録画面接システムの導入を検討することをお勧めします。

まとめ

当社マルジュはこれまでに様々な採用のソリューションを開発し、企業様の採用活動をサポートしてまいりました。

そのノウハウの集大成の一つが、録画面接サービスの「ITSUMEN」です。

「初期導入費用が有料」「従量課金型プラン」のサービスが多い中、「ITSUMEN」は初期費用無料かつリーズナブルな料金設定、圧倒的なコストパフォーマンスの高さ、使い勝手の良さを実現しています。

初期費用が無料、かつ月額費用も安く抑えていますので、お気軽にお試しいただけます。

試していただければ「簡単だしとても楽だ！」ということを実感としておわかりいただけるかと思います。この機会に当社録画面接サービス「ITSUMEN」をご検討されてみたらいかがでしょうか。