人事担当者のための採用コスト削減・採用業務効率化を支援するマガジン
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新型コロナウイルスによる規制も徐々に緩和され、低迷していた飲食業界や宿泊業界をはじめとするサービス業界にようやく活気が戻ってきました。
それに伴い、人手不足が深刻化しつつあります。せっかく需要が戻ってきたのに、従業員がいないため業務がパンクするという事態も珍しくありません。
そんな中、パートやアルバイト、派遣スタッフを今すぐ、かつ大量に採用したいのになかなか採用に結びつかないとお悩みの採用担当者は多いのではないでしょうか。
また、応募してみようと思っている人が多数いるにもかかわらず「応募者が面接まで至らない」という「取りこぼし」もよく耳にします。
そこで今回は、いかにしてパート・アルバイト応募者の取りこぼしを防ぎ、大量採用を可能にするか？のコツについてご紹介します。
「パート・アルバイトや派遣社員の大量採用を考えている」「すぐに人材を確保したい」「応募者をとにかく増やしたい」という方は必見です。
目次
求職者を応募につなげるには、選定した求人掲載媒体が適正であるかや、募集内容が応募者にとって魅力的な内容であるか、など求人の出し方について見直すことも重要です。
しかし、応募をしていただいたものの、面接の日程調整まで至らなかった人が数多くいる場合はどうでしょう？
たとえば、飲食店の店舗アルバイトスタッフ採用の現場で想像してみましょう。
飲食店だと店長が面接している場合が多いです。
学生が応募してきた場合、学校が終わるタイミングと店舗のピークタイム前のタイミングである2時間程度（15時～17時や、17時～19時）しか面接時間が取れないケースがあります。
そのため、空いている時間内に面接を実施できる人数が限られているので、応募が多い場合は面接スケジュールを後ろに回すしかなく、面接までの待ち期間が長くなりその間に他の職場に採用が決まってしまうことが多いのです。
また、応募者が電話を掛けてきた時間がたまたま店舗のピークタイムであった場合、電話に出られないケースもあります。応募者は電話がつながらなかったことにより、その時点で応募自体をあきらめてしまう可能性があります。
飲食店の例を挙げましたが、このようにせっかく興味を持って応募してくれた方を企業側が逃がしてしまっているケースも大いにありうるのです。
応募者がパートやアルバイトをする目的はさまざまです。
「今すぐ稼ぎたいから」「生活費の足しにしたいから」「特定の仕事をやってみたいから」「対象のお店やサービスが好きだから」などが考えられるでしょう。
なかでも、「今すぐ稼ぎたい」応募者層は、採用の確率を上げるため複数応募をしている、または検討している可能性があります。
繁忙時期で電話が繋がらなかった場合や面接の日程調整段階でメールが来なかった場合、応募者は不信感を募らせることでしょう。それにより、他の企業または店舗に応募をしてしまうかもしれません。
要するに、ここで大切なのはいかにして応募者に対しスピーディな対応が出来るか？がアルバイト採用のコツになってきます。
応募者を取りこぼしている要因はいったいどのようなものでしょうか。具体的には下記の状況が要因として挙げられます。
学生や日中に仕事をしている方にとって、夜間や休日の空いた時間が一番応募しやすい時間帯といえます。応募者が夜間や休日に応募をした場合、企業側が確認できるのは最短でも翌日または次回出勤日の朝になります。多忙を極める採用担当者であれば、より返信が遅くなってしまう可能性もゼロではありません。
応募者側からすれば、日が経つにつれて応募のモチベーションも低下し、離脱に繋がる可能性も高まるでしょう。
応募者一人当たりに対してかかる対応が長期化するケースもあります。たとえば、面接の日程を調整する際に、企業側と応募者側がなかなか都合が合わない場合、メールでのやり取りが複数回発生するため、手間が非常にかかります。
１名あたりの対応はそれほど負担でなくても、調整が必要な方が複数いれば業務負荷は大きなものとなるため、日程調整が業務時間内にこなせず後手に回ってしまうのです。
このほかに、応募者を取りこぼしている要因はいくつもあるのですが、そのほかの要因については【面接のドタキャンだけではない】アルバイト応募者の面接に至らない理由と面接率を上げる方法の記事で詳しくご紹介しています。
企業が大量採用をするためには、企業側が応募者の取りこぼしを防ぐことが実は大切であり、その取りこぼしは「応募者対応の初動の遅れ」や「日程調整の業務負荷の大きさ」が要因となっていることがご理解いただけたかと思います。
これらの問題を解消するために、採用活動に便利なITサービスの導入を検討するとよいでしょう。
応募対応のファーストアプローチを「録画面接」に切り替えることで、応募者の取りこぼしを防ぐことが可能となります。
また、取りこぼしの防止だけでなく、採用フローの簡略化や採用コストの削減に役立つという点でも評価されています。そのため、録画面接は採用活動における一つのソリューションとして効果的といえるでしょう。
この効果が認められ近年では、飲食業界や小売業界、派遣会社などの大手企業でも導入が進んでいます。
録画面接とは近年増えている面接の方式です。応募者がWeb上にあらかじめ設定された質問に対して動画で回答し、面接官は都合のいい時間などに動画を確認し選考を行うことができる採用支援ツールです。
企業からの質問に対する回答の形式には、テキスト形式や選択形式、写真や履歴書ファイルのアップロード形式などに加えて、スマホやパソコンのカメラで動画を撮影する形式があります。これらの内容を、応募者は回答していき最後に送付するだけで面接は完了します。
携帯電話が普及してから、通話機能よりもメールやSNSの方が多用されるようになりました。
メールやSNSは「相手の都合を意識しないで済む」、「音声以外の画像やテキストやPDFファイルなど様々な情報を送れる」というメリットがあります。
録画面接もこれに非常に似ています。相手の都合を考える必要がなく、様々な情報を送ることができます。
録画面接は近年急速に導入が進んでいるのですが、これは当然の流れといえるでしょう。
また、書類選考の代わりに録画面接を使うケースもあります。
その人の雰囲気、話し方、態度などを見ることができるため、文字情報と顔写真だけよりもはるかに多くの情報が得られる点などが評価されています。
パート・アルバイト、派遣社員などの大量採用を担当する方の悩みは「応募者が集まらない」「面接対応に手間や時間がかかる」「コストがかかる」この3点に集約されるでしょう。録画面接はこの問題を大きく改善するソリューションです。
録画面接を導入すると採用活動が以下のように変わります。
つまり、録画面接を導入することで採用にかかるコストも労力も大幅に削減でき、応募者が増えいい人材を獲得できるチャンスも増えるということなのです。
これから上記で述べたようなメリットがある理由について具体的に説明します。
面接でまず大変なのが、応募者とのスケジュール調整と日程の組み込みです。
電話であれば紙やWebの日程表・カレンダーを使って、電話を受けた従業員が日程を埋めていくのが一般的でしょう。そのため業務中に電話で時間を取られたり、不慣れな従業員がこの対応を行った場合は、人為的ミスが発生することもあるでしょう。
メールであれば、日程候補を提示してその中で選んでもらうといった手順を踏むのが一般的です。しかし1人の応募者のためにメールを何往復もさせてようやく日程が固まる、なんてことも少なくありません。このため多大な手間がかかります。
一方、録画面接は企業側が事前に用意した質問項目のページURLを応募者に送信するだけで済むため、面接の日程調整にかかる時間を大幅に短縮できます。
などの理由でなかなか面接ができないケースはよくあります。
そのため、休日や夜間に面接を行っている企業への就業が決まってしまうこともよくある話です。
録画面接であれば、24時間自動対応可能で休日や夜間でも隙間時間に実施できるため、面接の機会を取りこぼしてしまうことがありません。
また、仕事を探している人は1日も早く就業したいと思っているケースが多いです。
正社員募集であれば、じっくり腰を据えてゆっくり転職活動に励む方が多いです。これに対しパートやアルバイト、派遣の仕事を探している人は急いでいることが多いため、応募への返信対応が遅いだけで他の企業に流れてしまうこともあります。
録画面接であれば、応募と同じタイミングで面接まで実施してしまうことができます。面接の日程連絡が遅れることによって、急いでいる応募者を取りこぼしてしまう心配がありません。
まず、リアルタイムで実施するWeb面接（オンライン面接）とも共通の長所ですが、録画面接は面接に来るための交通費や時間がかかりません。
正社員の面接であれば、交通費や手間をかけてでも応募する強い動機があります。対して、派遣やアルバイト希望者の中には「採用されるかどうかわからないのに、わざわざ交通費をかけて面接に行きたくない」と応募自体を敬遠してしまう方もいます。
録画面接であれば、面接のために掛ける移動の交通費や時間の削減ができるため、この理由によって応募人数が減ることはありません。
また、夜間や休日でも面接を受けられることは、前述の面接の機会の取りこぼしを防ぐメリットだけではありません。
募集要項に「録画面接のため、いつでも好きなときに面接が受けられます」と記載することで、応募を検討されている方が在職中であったり忙しかったりなどでなかなか調整が難しい状況であったとしても、応募してみようと前向きに検討する方が増えることでしょう。こういった派遣やアルバイト応募者への配慮が大量採用のコツになってきます。
これも、リアルタイムで実施するWeb面接とも共通の長所となりますが、遠方の人材を採用する際にメリットがあります。
派遣社員の採用の場合などに特にこのメリットが大きいといえます。例えば派遣先が鹿児島であれば、鹿児島の人材の面接をする必要があります。
しかし、自社が東京であれば対面で面接するのは現実的に難しいでしょう。このような場合には録画面接がとても役に立ちます。
昨今では日程調整ツールを活用し、日程調整にかかるやり取りの回数削減をはかっている会社もあります。しかし、それでも削減できないのがリスケジュール（リスケ）です。
面接担当者側に緊急に発生する業務もあります。また応募者とも共通する点でいえば、急な病気の発症や身内の不幸など、やむを得ない事情によって予定していた日時に面接ができなくなるというケースもあります。
これら不測の事態によって面接できなくなった場合には、やはり個別に連絡をとって再度日程調整を行わなければなりません。
しかし、録画面接であればスケジュールの調整がそもそも不要なので、このような手間が一切かかりません。
せっかく応募者がやってきたというのに、面接担当者が面接を忘れているということも時折あります。
また、面接前に行われていた面接担当者の打ち合わせなどが長引いてしまい、面接担当者が遅刻するというケースもあります。
このような残念なケース、実はたくさんあるのです。「面接官が来ない」と検索してみると、多くの人がこのような体験をしたことがあるとわかります。
面接担当者が面接をすっぽかすというのは、人材の取りこぼしの問題ではなく、企業イメージを決定的に悪化させてしまう原因になります。
さらに、地域に根ざしている店舗の場合、口コミなどで悪評が広まり売上が減少してしまう危険性もあるのです。
担当者の違いや、同一の担当者であってもその時の気分などによって、質問する内容が変わってしまいます。そのため面接内容の精度が異なってしまいます。
また面接では必ず質問すべき内容について、聞き忘れてしまうこともあります。
これに対し録画面接であれば、あらかじめ質問内容を設定できるので 精度のばらつきや、聞き忘れといった問題がありません。
店長などの現場スタッフにとって面接業務の負担は大きいものです。
また、店舗のオペレーション業務には慣れていて経験があっても、面接にはそれとは別のスキルが必要とされます。しかし、面接の技術を学ぶ機会はなかなかなく、また勉強している暇もありません。
本来は面接というものには相応の深い経験が求められるのです。
もし、録画面接を導入すれば面接を専門業務とする本社スタッフが対応可能になります。これにより、現場社員の負担軽減や定着率向上といった効果が期待できます。
短期間に多くの人数の面接を行った場合、一人ひとりの面接の発言・感想を忘れてしまうことがよくあります。
メモをとっていても、メモを見ただけではよく思い出せないこともあります。AさんとBさんとCさんは印象が良かったことは覚えているが、その中の誰を採用するか確信が持てないこともあるでしょう。
しかし、録画面接であれば何度でも見直すことができるので、より精度の高い採用が可能となるのです。
採用コストが経営に与える影響は非常に大きなものです。この採用コストを抑えることができれば会社の収益構造は大きく改善します。
録画面接はこの採用コストを大きく削減するソリューションです。ではなぜ録画面接は採用コストを大きく削減することができるのでしょうか？
広告費1万円あたり1名応募があるというケースを想定します。
100万円の広告費をかけ、10人採用できたとすると採用単価は10万円です。
97万円の広告費をかけて97人の応募者を集めます。
その上で録画面接システムに30,000円をかけ、50％の流出を20%に削減すると16名採用となり採用単価は62,500円となります。
録画面接を導入すると、面接スケジュールが合わないといった原因で面接に至らなかった多くの応募者を面接にまでつなげることができます。これにより採用単価を大きく引き下げることができます。
例えば50名もの大量採用を想定し、上図と同じ試算をしてみましょう。
録画面接ツールの料金は各社違いがあるので、株式会社マルジュが提供するITSUMENを例に挙げて説明します。
今までの面接の場合であれば、500万円のコストが発生します。これに対して、録画面接を併用した場合312.5万円で済む計算となります。
また、人材採用には目に見えないコストが多くかかっています。
実際に対面での面接をする場合、どのような業務が発生するか細かく振り返ってみましょう。
もし対面で面接を行う場合、まず応募者との面接スケジュールの調整、打ち合わせ場所の予約が必要になります。
面接当日になると、今度は会場のセッティングが必要になります。細かい点ではテーブルやいすの消毒対応は必須事項であり、応募者と面接担当者のお茶の準備も行います。ここまででおよそ10分はかかるでしょう。また、面接を行うためには事前に応募書類に目を通しておく必要もあります。この時点で、プラス5～10分はかかるはずです。
実際の面接時間がおおよそ5～10分程度、長くても30分といったところでしょうか。
これらをすべて合計すると、1人の応募者のために実は30分程度の時間を必要とします。
ところが録画面接であれば、面接の準備にかかる時間を完全にゼロにできます。また、パート・アルバイト・派遣の採用では応募者の雰囲気をチェックするために1人当たり5秒程度の録画を応募者にお願いするケースが多く、録画のチェック時間は1〜5分程度で済むので時短効果が非常に大きいのです。
また、業務の隙間時間などを使い一気に複数名の動画が視聴可能となるため、対面面接にかかっていた細かな採用業務フローも含め大幅な人件費削減につながります。
一人当たりの面接にかかる時間を25分（≒0.42時間）と仮定し、面接担当者の時給が3,000円であるとして、100名面接した場合、以下のような人件費削減効果が得られます。
0.42時間 × 100名 × 3,000円 ≒ 126,000円
広告費の削減だけでなく、人件費の削減効果も大きいことがおわかりいただけるでしょう。
アルバイトや派遣社員の採用では、何の連絡もなく応募者が面接をすっぽかしてしまうことがよくあります。
面接準備をしたり、業務を調整して時間をあけたりしたことが全て無駄になってしまいます。
応募者にはいえない時短のメリットがこれです。
面接を数多くこなしてきた方は経験があるでしょう。面接を開始してすぐに「この応募者は不採用だ」と早く帰らせたいと思うケースです。あまりにも礼儀を知らない、または受け答えがすべて的外れであるといった応募者との面接の場合です。
不採用にする応募者も顧客として失ってしまうわけにはいきません。すぐに帰らせてしまうと応募者に悪い印象を与えてしまうため、不採用にする応募者に対しても丁寧に接する必要があるのです。
しかし、録画面接では、不採用の意思決定の時点で閲覧を終了することが可能となるため、面接の時間削減に少なからず貢献します。
録画面接を導入することにより、結果として良い人材の採用につながる理由は下記です。これまでの説明と重複する部分もありますが、まとめてみましょう。
パートやアルバイト、派遣社員に応募する方は早く就業したいと考えていることが多いです。
そのため、面接日程の調整に時間がかかると、他の会社に先に就業してしまうことになります。良い人材であるほど、他の会社でも採用される可能性が高いため、いち早く面接を行って採用を決めることができる録画面接が有利なのです。
応募者の取りこぼしが減ることにより、より多くの応募者から選べるようになるため、いい人材を選んで採れる可能性が高まります。
このように録画面接は、採用コストを下げ面接にかかる手間を減らすことが出来るため、結果として良い人材を採用できるソリューションなのです。
録画面接のデメリットについても説明しておきましょう。
応募者から面接で職場を訪れることができないため、職場の雰囲気が伝わりにくいと言われるケースは多いです。
どんな職場で働くのかのイメージがわかないということですね。
しかし、このデメリットに関しては応接室を使って面接しても結局は同じなのです。働きやすさ、やる気に影響するものは物理的な環境ではなく、実際に働いたあとにわかる職場の人間関係や仕事内容が大きく影響してくるといわれています。そのため、大きなデメリットではないといってもいいでしょう。
また、解決法の一つとして録画面接サービスのなかには、応募者に対して職場の雰囲気を知ってもらうために、面接開始前に紹介動画を見せる機能がついているものもあります。そのようなサービスを利用することで、応募者は面接前に職場の雰囲気をある程度知ることができ、安心して応募することができます。
誰も話し相手がいないところで、一人でカメラに向かって話すのは緊張するものです。
そのため、充分な受け答えができない可能性があります。この問題に対して、録画面接のシステムでは何回か撮り直しができるようになっていることが多いようです。
何回か撮り直せば慣れてリラックスして話せるようになります。
通常の対面の面接でもオンラインの面接でも、聞きたいことに対してずれた答えが返ってきた、あるいは不十分であった場合は再度質問し直すことができます。
しかし、録画面接ではこれができません。
質問し直すことができないので、応募者に質問内容が正しく伝わるように設問をわかりやすくする必要があります。
特にパートやアルバイトなどの採用にはメリットが大きいため、多くの企業で導入されています。
導入している会社の例を挙げてみましょう。
このように、業種・業態問わずパート・アルバイトを大量採用しているような企業では既に広く導入されています。特にチェーン店など大規模展開をしている企業にとって、パート・アルバイトの人材採用は運営の根幹を成す最も重要な業務です。
この重要な人材採用において録画面接が広く採用されているということは、メリットがあるという何よりの証拠といえるでしょう。
録画面接のメリットはおわかりいただけたかと思いますが、気になるのは導入コストと、導入が難しくないかでしょう。
当社マルジュは誰でも使え、低価格を実現した録画面接「ITSUMEN（イツメン）」を開発しました。
ITSUMENは、大量応募の対応に役立つ録画面接ツールとして、主にパート・アルバイト・派遣社員の面接に数多く使われています。そのため、派遣・パート・アルバイトで録画面接を実施するノウハウも持ち合わせていることが一つの強みでもあります。
また、採用担当者・応募者ともに簡単に操作していただけるシンプルな設計となっております。
録画面接サービスは「初期導入費用が有料」「従量課金型プラン」のサービスが多い中、ITSUMENでは初期費用無料かつリーズナブルな料金設定を実現。また、採用活動の多い少ないにかかわらず、あらゆる企業に合わせた各種プランをご用意しています。
大量採用を実現するためには、応募者を取りこぼさずスピーディな対応で囲い込むことが重要であることをお伝えしました。
また、応募者の取りこぼしを防ぐためには「録画面接」が有効的です。
録画面接では、面接一人当たりにかかっていた時間の削減や、採用コストの大幅な削減など、さまざまなメリットを受けられるようになります。
ぜひこの機会に、録画面接サービスを検討されてみてはいかがでしょうか。
2023年04月28日
2023年04月14日