雇用契約を電子化！派遣採用・パート・アルバイトスタッフ雇用で多く利用されている電子契約サービス FAST SIGN

• 電子契約サービスFASTSIGN、雇用契約・労働条件通知書の電子化を加速させる3つの特徴

1. WEB面接ツールSOKUMENと連携して利用可能な電子契約サービス！雇用契約書関連の利用実績多数！
2. スタッフ採用面接・派遣面談のWEB化に合わせて、雇用契約業務も一緒に電子化！
3. 書類の大量送信でも使いやすくシンプルでカンタン、コスト削減にもつながる電子契約サービス！

※雇用契約以外にも労働条件通知書 や法人間の契約締結業務や社内書類（有給申請など）でもご利用可能です

 

電子契約サービスFAST SIGNは、大量の人材派遣・紹介会社様やパートアルバイトスタッフを採用する飲食チェーン運営会社様のオンライン面接（遠隔）で多く利用されている

WEB面接ツールSOKUMENと連携させスタッフとの雇用契約関連業務をシームレス化・ペーパーレス化。

面接や面談、商談やMTGなどのオンライン化に合わせて、雇用契約書・労働条件通知書の送付、締結もセットでWEB化が行える電子契約サービスです。

 

「面接と雇用契約締結」をまとめてオンライン化し採用業務のシームレス化が出来る電子契約サービス、FAST SIGN。

 

電子契約サービスFASTSIGNで現在、紙ベースで行っている雇用契約書、労働条件通知書、契約更新契約書など雇用関連書類を電子化、ペーパーレス化し業務効率を改善して経費の削減をしませんか？
派遣契約更新面談、フォロー面談後の契約更新も電子化していれば契約事務、更新業務もスムーズかつスピーディ。
WEB面接ツールのオプションとしても電子契約機能がご利用可能で面接と雇用契約を電子化！オンラインでの遠隔採用をし雇用契約締結までスムーズに。

ワークフロー機能もあり雇用契約書関連の電子化以外にも上長承認が必要な社内文書（有給申請、交通費申請など）のペーパーレス化も可能。

人材派遣・紹介会社様に多く利用されているWEB面接ツールSOKUMEN。
その追加オプションとしても電子契約機能を利用可能なため、雇用契約関連のオンライン化で多くご利用いただいております。 コロナ禍で対面での面接が難しい状況になった事に合わせて遠隔で対応出来るWEB面接を導入したが、内定後の雇用契約書など入社書類等の対応で結局は来社や対面でのやり取りが必要となっていました。 SOKUMENとFAST SIGNを連携して利用することで、採用から内定、雇用契約締結までWEB化しペーパーレス化が可能となります。 人材派遣・紹介会社様では、稼働中スタッフへのフォローでのWEB面談や、雇用契約更新での電子サイン利用などでもご利用いただいております。電子契約サービスFASTSIGNは契約更新アラート機能（自動または手動設定で契約更新時期になると通知）を搭載し煩雑になる雇用契約の更新時期の管理もクラウド化で簡単になり更新漏れを防止します。メールに比べて圧倒的に高い到達率のSMS（ショートメッセージ）で契約書類の送信が可能。スマホでの操作性にも配慮した設計のためPCをお持ちでない対個人でも使いやすくなっています。その為、飲食チェーン、接客販売などパート・アルバイトスタッフを大量に採用する企業様での導入実績が豊富です。
派遣契約更新時のフォロー面談もSOKUMEN でオンライン実施し、その流れで更新契約書の説明を行い雇用契約を送付し締結を行うことで対面・訪問での更新に比較して派遣スタッフとのスケジュール調整が容易になり派遣会社様の更新時期の業務量を圧縮することも可能です。

 

雇用契約電子化で面接以外の採用業務も併せてWEB化をすることで対面不要の遠隔のみで採用手続きが可能に！

今まで対面で行っていた面接や面談、商談や相談などのWEB化に伴い、雇用契約書・労働条件通知書の送付、締結も併せてオンライン化が行えるようになる電子契約サービスで採用業務のペーパーレス化を実現。

雇用契約の電子化は時代に合わせたオンライン採用という手法への切り替えに最適！

電子契約サービスの導入は契約書類をペーパレス化し対面でのリスク回避のみならず、書類のやり取りの手間やコストを軽減しリードタイム短縮が可能になります！

コロナ禍の対面対応では、場所の確保からマスクやアクリルボード、会議室の換気や人数など、消毒なども含め、気にかけることが多く準備に時間が掛かりました。また最近ではコロナ禍を通じてリモートワークなどでオンラインに慣れ、現地に行く必要のないWEBでの遠隔対応を希望される方も増えています。
書類のやり取りについては、ペーパーレス化によって「脱ハンコ」や「電子化」に伴い、書類印刷、封入、郵送対応での時間的なコストを含め、各企業ではポストコロナを見据えて業務の見直しが進んでいる状況です。入社手続き・雇用契約書締結から雇用契約更新までを電子化しフルリモート勤務に対応。

 

WEB面接ツールSOKUMENと電子契約サービスFAST SIGNでは、
・新たな取り組みとなるため、導入におけるリスクについては最小限にしたい。
└初期費用不要・担当者登録無制限・書類通数のカウントは締結時でリーズナブルにご利用頂けます。
・複数のツールの導入は運用管理を複雑化させるため、ツールはなるべく集約したい。
└WEB面接ツール、動画選考ツールと連携可能
こういったお悩みを解消出来るような設計のツールになっております。

【朗報】2021年（令和3年）1月1月から労働者派遣（個別）契約も電子署名（電子契約）を使って締結が可能に！

これまで、派遣元企業と派遣労働者との契約や派遣元管理台帳、派遣先管理台帳、また派遣労働者への労働条件通知書については、2019年4月に施行された労働基準法施行規則で電子化が認められていました。
しかし、派遣元企業と派遣先企業との派遣契約は書面による締結のみで、毎回契約書に署名捺印しなければならない業務負荷の高い書類でした。
今回決定した内容（一部）の施行により、派遣元企業と派遣先企業との間で締結される労働者派遣（個別）契約も電子署名を使って締結できるようになります。

この機会に雇用契約の電子化を進めませんか？

 

■大量採用を支援！FASTSIGN活用事例（大手飲食チェーン店運営の企業様：学生アルバイト・主婦パートのスタッフを主に採用）

・雇用契約電子化以前に抱えていた課題

学生、フリーターなど若年層の応募が多く雇用契約書など入社関連書類を見たことがない人が大半の為、押印漏れ・記入漏れで書類のやり直しが多発していて再郵送の手間と時間、事務スタッフの業務負担になっていた。WEB面接でオンライン採用は出来ていたが郵送に掛かる時間、手間がボトルネックになっていた。

その結果、応募者に起因するとはいえ面接合格から勤務開始までに時間がかかってしまい採用したにも関わらず入社に至らず離脱してしまうケースも散見されていた。

・雇用契約（入社関連）の電子化後は

電子契約サービスFASTSIGNとSOKUMENを連携させることで採用フロー全体をペーパーレス化しパート・アルバイト採用の面接から雇用締結までのリードタイムを削減し応募者の離脱を防止

電子契約では入力項目を必須化することで紙では起こりがちな入力漏れによる書類のやり直しを確実に防止し、ファイル添付機能で本人確認書類（免許証や各種資格証）を同時に回収することでムダな郵送の準備やり直しを無くし業務効率化

雇用契約関連書類以外にも給与振込口座や制服、交通費申請書など入社にあたり必要な書類をまとめて送信することで雇用契約業務に付随する手続きも電子化、オンライン化

SMS送信機能を使うことでほぼ確実に素早く雇用契約書類を採用者に届けられる為、他社に流れる事もなく、催促の連絡も不要で事務スタッフの負担軽減

契約書類送付後のステータス（送付済み・確認中・締結など）が分かるため、応募者への受け取り確認の連絡が不要

締結ベースで書類通数カウントされるので契約締結（同意）に至らなくても無駄な送信にならず、再送信になってもコストはかからず、切手、封筒など郵送にかかるコストをカット。

電子契約の導入による雇用契約書のペーパーレス化で店舗毎で書類保管をする必要がなくなり書類紛失リスクを防止し書類管理にかかるコストを大幅に削減

 

雇用契約書の電子化とそのメリットと導入について

雇用契約書に関わらず契約書の電子化（ペーパーレス化）は、人材業界に関わらず重要なテーマとなっています。
紙ベースの契約書からデジタル化することで、企業は効率的な契約管理とコストの削減を実現できます。
ここでは雇用契約書の電子化によるメリットと成功に向けた導入方法についてご案内します。

雇用契約書電子化のメリット

1.1 効率的な契約管理

電子化により、締結済みで保管している契約書はオンラインで簡単にアクセス可能となります。
契約書を探す手間が省け、必要な情報を素早く取得できるため、業務効率が向上します。
また、ステータスの追跡や期限の管理も自動化できるため、重要な更新を見逃すリスクを低減します。

1.2 コスト削減

紙ベースの契約書は印刷や保管（場所）に多くのコストがかかりますが、電子化によりこれらのコストを削減できます。また、印刷物の廃棄に伴う環境負荷も軽減されます。長期的な視点で見れば、デジタル化による節約は企業にとって大きなメリットとなります。

1.3 セキュリティ向上

適切なセキュリティ対策を講じた電子契約システムを使用することで情報漏洩や不正アクセスから契約書を保護できます。
アクセス制限の機能などセキュリティを活用することで契約書の安全性を確保しやすくなります。

1.4 リモートワークへの適応

コロナ渦以降リモートワークが一般化しています。電子化された契約書はクラウド上にアップロードされるため、
遠隔地からでも簡単にアクセスできます。リモートワーク社員との円滑な業務分担をするために、電子契約は有効な
ツールとなります。

雇用契約書等の電子化の導入方法

2.1 適切な電子契約システムの選定

世の中には多くの電子契約システムが存在しますが、自社に最適なシステムを選定することが重要です。
システムの利便性、セキュリティ機能、カスタマイズ性、利用料金などを検討し、提供業者を選びましょう。

2.2 データの移行と整理

既存の紙ベースの契約書をスキャンし、データを電子化します。また、契約書の管理方法を整理し、
システムに取り込む事で紙ベースの契約書の電子化を行います。

2.3 担当者、スタッフへのレクチャー

電子契約システムの操作方法やセキュリティ対策について、従業員にレクチャーを行います。
利用者がシステムを適切に活用できるようにすることで、円滑な運用が可能となります。

2.4 法的要件の遵守

雇用契約書以外の契約書の電子化にあたっては、適切な法的調査を経て要件を満たす必要があります。

まとめ

雇用契約書の電子化は、業務効率化に多くのメリットをもたらします。
効率的な契約管理、コスト削減、セキュリティ向上、リモートワーク対応など、
企業の成長と発展に貢献する重要な取り組みです。適切なシステム選定と導入方法を慎重に検討し、
電子契約化を進めてください。