32店舗の雇用契約書をデジタル化、
本社一括対応で業務効率が大幅アップ！

埼玉県を中心に、複数の飲食店舗を展開する株式会社かんなん丸。

正社員約100名、パート・アルバイト約300名のスタッフを擁しており、入社書類のやり取りには多くの手間と時間を要していました。

今回、営業店舗32店の雇用契約書を電子化し、本社にて一括して対応する仕組みについて、詳しくお話を伺いました。

Q：佐藤様の普段の業務内容を教えてください。

人事管理業務を担当しています。

中でも、入社手続き（雇用契約書の締結など）に関わる業務を主に行っています。

Q：導入を検討したきっかけ（背景）を教えてください。

当社では、これまで内定者との間で紙媒体による入社書類のやり取りを行っていました。特に短時間労働者の場合は営業店舗での採用が中心で、店舗責任者が書類の準備や説明、記入内容の確認、本社への送付、不備対応など、多くの手間と時間を要していました。

その結果、本来の業務である「お客様対応」に割く時間が圧迫される状況が続いていました。

このような背景から、本社人事部門が一括して入社手続きを行う体制に変更し、店舗業務の負担軽減とフォロー体制の強化を目的に導入を検討しました。

Q：数あるサービスの中、導入の決め手は何でしたか。

導入の決め手となったのは、まず月額固定の料金プランによってコストを抑えられる点です。

他社と比較しても非常にリーズナブルで、コストパフォーマンスの高いサービスだと感じました。また、利用回数が「締結数」でカウントされるため、頻繁に利用しても安心して使い続けられる点も魅力でした。

さらに、年間プランでは突発的に大量の契約が発生した場合にも柔軟に対応できる仕組みがあり、業務の変動にも対応しやすいと感じました。

加えて、写真などの添付ファイル機能がオプションでありながら低価格で利用できること、書類送信後には相手方の受領状況がステータスで一目で確認できるという安心感も、導入を後押しした大きなポイントです。

Q：ご契約書業務のフローを教えてください。※導入前と導入後

導入前は、店舗・本社・内定者の間で書類の受け渡しや確認、不備対応など多くのやり取りが発生し、1件の手続きにつき最大で10回程度のラリーが必要でした。

特に不備がある場合は、店舗が内定者との連絡や再訪対応を担うなど、大きな負担となっていました。

導入後は、本社から内定者に直接書類を送信・回収できるようになり、やり取りは平均3〜4回程度に大幅削減。

店舗が手続きに関与する必要がほとんどなくなりました。

その結果、店舗側の作業工数は約8割削減され、本来の業務である接客や運営業務に専念できるようになりました。

Q：サービスを利用する中で最も価値を感じているポイントは何ですか。

書類テンプレート作成が非常に簡単である点です。

フリーワード、日付、押印、手書き入力など、定型化された入力項目をPDF上に配置するだけで作成できるため、電子化がスムーズに行えています。

Q：御社ご担当者様のお声や反応はいかがでしょうか。

本社の人事担当者からは、「直感的な操作で使いやすく、初めてでもすぐに扱える」「テンプレート作成や送信作業がスムーズで、手間が減った」といった声が多く寄せられています。

全体として、日々の業務の中に無理なく組み込める点が高く評価されています。

Q：今後、弊社ツールを通じて御社ではどのようなご活用や展開をお考えでしょうか。

現在、入社書類のやり取りに加え、雇用契約書の更新作業にもFAST SIGNを利用し始めています。

書類の一括送信機能（オプション）を活用することで、複数の対象者へ同時に書類を送信でき、非常に効率的です。

今後は、BtoB契約書の締結などにも活用を広げ、さらなるペーパーレス化を推進していきたいと考えています。

本日は具体的で大変貴重なお話をお聞かせいただき、誠にありがとうございました。
お忙しい中お時間を割いていただき、心より感謝申し上げます。