ご利用企業様インタビュー紹介
株式会社バイタリフィ様
[お話を伺った方]
- 営業統括部 マネージャー
- 一場 雪杜 様
新たに生まれた時間で
本来の業務に時間を費やすことができるようになりました
ベトナムでのオフショア開発やスマートフォンアプリ開発を得意とし、幅広いデジタルサービスの提供により多くの企業をパートナーとして支える株式会社バイタリフィ。
2021年6月よりFAST SIGNを導入したことによって契約書類の電子化を実現しました。
今回は、導入までの経緯や導入後に得られた効果を伺いました。
Q:電子契約システム導入を検討した理由・背景について教えていただけますか。
もともと契約書に関しては全部紙で管理していて、IT企業にも関わらずアナログチックになっていました。
属人的な部分もあり、退職者が出た際など「あの契約書どうなってたっけ?」といったところから始まり、保管庫に入っているファイルから書類を探してくるといった作業も度々発生していました。なので、DX化、IT化を進めることでそういった管理面をラクにしたいという思いがまずありました。
あとは、締結までの工数に関してもこれまでは管理部の担当者も対応に時間を割いていたので、営業担当自身が簡単に対応できるといいなといった考えもあり、検討に繋がりました。
Q:FAST SIGN導入の決め手はどのような点でしたか?
料金設定もリーズナブルで、作りも非常にシンプルで使いやすいところがよかったです。
機能がありすぎても扱いにくいですし、シンプルながら弊社がやりたいことは十分に叶えられるなと感じました。
Q:実際にどのような書類の締結にFAST SIGNを利用されていますか?
主にNDA(秘密保持契約)と基本契約書の2種類になります。
弊社は開発会社なので、要件のお伺いなどをする際には基本的にNDAが必要になります。そのためこのNDAの締結の際に最も多く利用しています。
さらに、サービスを提案させていただく際は基本契約書と呼ばれるアライアンスに関する全般の契約書を締結しているので主にこの2つに使われてるケースが多いです。
Q:FAST SIGN導入前のフローと導入後のフローについて教えていただけますでしょうか?
まず導入前のフローとしては契約を締結することになったら営業担当が契約書を作成・印刷し、管理部に依頼して捺印~製本~郵送を行い、先方から返送いただいた書類をファイルに入れて保管する、という流れでした。工数も日数も結構掛かっていましたね。
現在、FAST SIGN導入後のフローは、契約を締結することになったら各営業担当がFAST SIGNの管理画面から先方へメールで書類を送信し、先方の対応後はそのままFAST SIGN上で書類を管理するという流れです。
早ければ翌日とか、翌々日ぐらいには締結完了しているので、感覚としては契約完了までの所要日数が半分以下に短縮できてるかなと思います。
Q:締結書類は100%電子化されましたか?
ほぼ100%電子化されましたね。稀にクライアントの都合で紙でなければいけない場合があり、その際は紙でやりとりしています。
FAST SIGNは紙で締結した書類も取り込み可能なので、オペレーションとしては紙で締結後、FAST SIGNにアップロードして管理することにしています。
Q:FAST SIGNを利用し始めて、社内や契約相手の反応はいかがですか?
社内的なところで言うと非常に使いやすく好評です。設定自体もすごく簡単にできるという印象があります。
営業部全員、10数名ほどが利用していますが皆スムーズに使えています。社内でマニュアルも作成しましたが、特段マニュアルも必要ないと感じるくらい簡単に使えていると思います。
クライアント様にも全く問題なく利用いただいていますし、世の中的にも浸透してきているなと感じます。
Q:FAST SIGN導入による効果について実感されている点はございますか?
今まで紙でやりとりしていたので、スピード感が遅かったんですよね。
リモートワークも取り入れているので、出社していなかったりすると捺印や申請が遅くなったりだとか、それによって要件をお伺いするためのNDA締結も遅れてしまい、なかなか先に進まないということもありました。
それがFAST SIGNでの締結完了によってスムーズにお話が聞けるようになったというところも感じています。
スピード感を持って対応できることで先方からの信頼度も上がりますよね。
Q:課題とされていた管理面や工数面についてはいかがでしょうか?
書類管理については、過去の書類を探しやすくなったことで本当に助かっています。
送信時に顧客名を入力しているので、顧客名で検索すればすぐに検索できますし、書類を探すという無駄な時間ややりとりが無くなりました。
また、導入後のフローについてお話した通り、締結までの工数削減も間違いなく実現できています。
そういった点からトータル的に見ると数営業日分の時間を作り出すことができるようになったと思います。
おかげで管理部の担当者も経理業務に集中できたり、営業部はいわゆるピュアセールスと言いますか、クライアントとの商談に時間を費やすことができるようになったりと、間接的に売上にも繋がるという非常にいい効果が出ていると感じています。
大変参考になるお話を聞かせていただきありがとうございます。お忙しい中、お時間を割いていただき誠にありがとうございました!
導入企業情報
※記載内容は2022年9月現在のものです。