応募から面接までの平均リードタイムが4.5日から2日へ短縮。稼働数の増加へも繋がっています。

株式会社グロップジョイ

中四国地域を代表する総合人材サービス会社の株式会社グロップのグループ企業として、製造派遣・業務委託・業務請負を中心に、幅広い分野でサービスを展開するグロップジョイ。
前回、導入までの経緯や桶川オフィス(埼玉)での事例をインタビューさせていただきました。
前回のインタビュー内容はコチラ
今回は、導入後の全拠点への展開に向けて業務管理課で取り組まれた内容や、実際に面接を行っている守口オフィス(大阪)でのWeb面接実施状況についてお伺いしました。

株式会社グロップジョイ

[お話を伺った方]

業務管理課 課長代理
東 正規 様
守口オフィス リーダー
内田 正之 様
守口オフィス
金沢 徹 様

Q:改めて、SOKUMENをご導入いただいた経緯について簡単にお伺いします。

導入のきっかけとなったのは弊社の桶川オフィス(埼玉県桶川市)です。
当時このエリアでは「現地面接」ということで「自宅付近まで出向いて面接できますよ」という方法が同業他社の間で主流になっていました。
当然弊社も同じように対応しておりましたが事務所が離れた場所にありますので、事務所から1~2時間かけて現地付近まで面接をしにいって、その結果「会えませんでした」というパターンが本当に何件も発生してですね…。
もう丸1日、6時間(移動で)無駄になったということも結構多かったんですね。
常に移動に時間を取られていて、社員もオフィスに戻ってからその他の業務を行うため夜遅くまで働くという悪循環に陥っていました。
これを解決するツールは何かないものかと、2019年11月に大阪で開催された展示会でSOKUMENと衝撃の出会いをしたという経緯です。
そこで色々とお話を聞いてから、正直なところ他社サービスも検討しましたが、比較検討していく中で、やっぱりSOKUMENが派遣会社のために作られたということもあって応募者の通信容量面での負担が1番小さいというポイントでSOKUMENを選択しました。

Q:ご導入後、各拠点へはどのように運用を展開していかれましたか?

導入後に桶川オフィスで運用をスタートして、実績ができていました。
(拠点売上が導入前と比較して約1.6倍となったお話など、詳細は前回インタビューへ。)
実際に現地のメンバーからも助かるとの声が上がっており、徐々に各拠点へ展開し始めていたところで新型コロナウイルス感染症(COVID-19)が蔓延するという事態になりました。
我々としては、コロナ禍の始まる前には全体的な利用促進を進めてはいましたが、やはり拠点によっては対面面接のほうがいいんじゃないか、と対面にこだわっている拠点もあったんです。
ただ、派遣先やスタッフの感染リスクなども考慮し、業務管理課で検討した結果やはりWeb面接の方がよいのではという結論になり、最終的にはトップダウンで全拠点100%、Web面接を行うという方針になりました。

最終的なきっかけとなったのはコロナ禍だったのですね。

そうですね。そこが1番大きかったですね。
もちろんその前に利用促進は行っていたんですけれども、やはり新しいものを取り入れるなど、変化していくことに対しては二の足を踏んでしまう方も多くて、積極的に取り組みをしてくれる方の数も限られていたので。

Q:では、守口オフィスではどのようなタイミングで運用を開始されましたか?

完全にWeb面接へ切り替えとなったのはコロナ禍のトップダウンでの指示以降となりますが、利用促進の段階で使い始めていました。
守口オフィスも担当エリアが広く、大阪に限らず奈良エリアもカバーしていますので、出張面接をしようとするとオフィスから1時間〜1時間半ほど掛かることもあり、そこは桶川オフィスと同じぐらい時間はとっていたかなと思います。
時間的なメリットがあることは理解していたので、お相手の希望に合わせた形ではありましたが割と早い段階でSOKUMENを利用し始めていたかと思います。

Q:運用を開始した際は応募者の抵抗などを感じましたか?

Web面接に関しては応募者の方も最初の頃は抵抗があったようにも思いましたが、社内の業務管理課のほうで、応募者の方にお送りするフォーマットと言いますか、「簡単にアクセスできますよ。」という内容の案内を作成してくれたのでそちらと一緒に案内していました。
実際、本当にクリックするだけで接続が簡単にできるので、どんどん浸透していきましたね。そこまで抵抗なくできるなとすぐに分かりました。

フォーマットは業務管理課でご用意されたのですね。

はい、マルジュさんから情報提供いただいたり、資料提供していただいたりしたものを元に当社バージョンにアレンジして、それを全体的に発信しましたね。
あとは勉強会も開催して、操作方法の説明を中心に、メリットや気を付けたいポイントなども社内で伝えるようにしました。

Q:実際の面接ではどんなことに注意、注目されていますか?

できるだけゆっくり話すことですね。こちらの言っていることを理解しているかどうかについても返答のイントネーションなどを注意しながら聞いています。表情なども見ていますね。
イヤホンを持っていない方も意外といらっしゃるので、音声がちゃんと聞こえているか、伝わっているかというところも確認しています。

Q:守口オフィスで導入後に実感している効果などはありますか?

それはもうやはり「時間の短縮」と「コストを抑えられている」という点ですね。あとは「タイムリーに面接できる」というのも感じています。
応募が入ってから連絡して、すぐにでも面接できる方は最短1時間以内に面接できることもあります。
導入前はどんなに早くても午前中に受付をして当日夕方できるかどうかというところでしたね。
現在、平均で言うと当日もしくは翌日には面接できているという結果が出ています。
導入前もそれでも翌日には面接できるようには動いていましたが、SOKUMENはすぐ予約ができる、面接官側の移動時間を考慮しなくていいので面接の時間さえ合えば当日中に複数入れられるというメリットがありますよね。
それができないのが出張面接で、一人ひとりに対して面接場所への移動が必要でした。
具体的には、導入前は最大でも午前午後に2件ずつで1日4件の面接が限度でしたが、今日はSOKUMENで6件面接を行ったというような形です。
正直なところ必ずしも全員が時間になってWeb面接に現れるとは限らないのですが、それでもわざわざ現地へ向かって会えなかったときのショックやダメージと比べると全然違いますね(笑)
対面時は会ってから記入していただいていたシートも、今はエントリーシートという形でフォームから事前に入力していただくようになったので、事前に入力されていない方については「来ないんじゃないかな」という予測もできるようになって、より計画性も持てるようになりました。
また、稼働数については毎月月初にチェックを行っていますが、守口オフィスでは導入後の稼働数が導入前と比較すると1.8倍程になりました。SOKUMENだけの効果とは言えないのですが、要因になっているのは確かだと思います。

Q:全拠点で見た場合の効果はいかがでしょうか?

全社的な効果について申し上げますと、応募から面接までのリードタイムはSOKUMENの導入後は概ね2営業日以内となっています。
導入前は4~5営業日となっていたため、およそ半分にまで短縮されたというところですね。

Q:今後、SOKUMENに求めることなどはございますか?

現在、外国人の採用が非常に増えており、これからもかなりのスピードで増えていく見込みとなっています。
弊社では通訳担当も採用していますが、通訳がいない時には面接ができないということも起きてしまうので、面接をしながらお互いの話したことを同時通訳して画面上に表示するなんて機能があったら嬉しいですね!

大変参考になるお話を聞かせていただきありがとうございます。お忙しい中、お時間を割いていただき誠にありがとうございました!

導入企業情報

株式会社グロップジョイ

本社
岡山県岡山市東区中尾440
URL
http://www.gropjoy.co.jp/

※記載内容は2023年3月現在のものです。