余分な費用が発生しない「締結数でのカウント」が決め手。
シンプルな作りで社内にも素早く浸透できました。

関西を中心に未経験人材の紹介や派遣に特化しており、企業理念「支援・尽力・貢献」をモットーにお客様と求職者様のマッチングを行っている株式会社セブンピクチャーズ。

2022年2月よりFAST SIGNを導入したことによって雇用契約書の電子化を実現しました。

今回は、導入までの経緯や導入後に得られた効果を伺いました。

Q：電子契約システム導入を検討した理由・背景について教えていただけますか。

2点理由があります。

1点目は、コロナの影響です。コロナ渦により対面で接触することを懸念する方も多くいらっしゃいました。面接などはWEBに切り変えて対応していましたが、契約のために直接お会いするという接触が起きていたので、接触率を下げたかったということが理由です。

2点目は、弊社では元々紙で契約しており、派遣スタッフさんと雇用契約書を取り交わすために、直接ご本人に会いに行っていました。ですので、移動なども含めると雇用契約の締結に1人あたり約3時間かかっていたんですね。営業担当者は契約だけではなく面接の対応などもしておりますので、スタッフさん一人一人にきめ細やかな対応に割ける時間が減っていました。営業担当者の工数削減を行い、面接でのヒアリングやスタッフさんのフォローにより時間を費やすためにも導入を検討しました。

ですので大きな理由は、派遣スタッフさんとの接触率を下げたかったことと営業担当者の工数削減をしたかったことです。

Q：FAST SIGNのことをどのように知りましたか？

インターネットの検索で「契約書 オンライン」と調べた時に見つけました。また別会社のセミナーに参加した時に、そこにたまたまマルジュ社がいてFAST SIGNの情報をお伺いしたのがきっかけですね。

Q：FAST SIGN導入の決め手はどのような点でしたか？

FAST SIGNの特徴で私たちが魅力に感じたのは、「締結ベース」でカウントがされるということですね。他社ツールを4社ほど確認しましたが、基本料金に加えて「送信ベース」で1通ずつ課金されるという料金体系がほとんどでした。送信の時点ではまだ契約が無事に完了するかは分かりませんし、送信したものが変更や修正になる可能性もありますよね。契約締結が完了したポイントが弊社としても料金発生の分かりやすいポイントとなるため、FAST SIGNの「締結ベース」でのカウントというのがとても安心感がありますし、FAST SIGNを選んだ1番の理由になったと思います。

また弊社は派遣会社ですので、マルジュ社が派遣に特化したツールを開発されているということは非常に安心できました。他のシステム会社は派遣会社を特段意識している訳ではないので、業界の共通言語などが通じないこともありました。その点、派遣会社を想定して開発しているマルジュ社は、そういった部分にも知見がありますし、社内のフローなども理解いただけることに非常に安心感がありますよね。

Q：実際にどのような書類の締結にFAST SIGNを利用されていますか？

現在は、派遣スタッフさんとの雇用契約書で活用しています。具体的にお伝えすると、雇用契約書・就業条件明示書・就業規則・個人情報保護の誓約書です。このような複数のPDFを1セットにして、派遣スタッフさんに送れるように準備しています。

電子契約導入前に活用していた紙の契約書類からほとんど内容を変更せずに、契約書として活用することができております。紙の契約書の場合は、各資料に署名をしていただく必要がありましたが、電子契約で一括に送信ができるようになってからは署名を1箇所にまとめることができ、派遣スタッフさんが入力していただく内容を減らすこともできました。

Q：FAST SIGN導入前のフローと導入後のフローについて教えていただけますでしょうか？

導入前のフローは、最初に申し上げた通りですが、営業担当が派遣スタッフさんに会いに行き、雇用契約書などの書類の締結にお時間を頂いていました。

導入後のフローは、FAST SIGNのSMS機能を利用して契約書をお送りしています。

契約書送信後にはお電話で契約書の説明や入力方法などをお伝えする機会をつくり、派遣スタッフさんとお話する回数は減らさないようにしました。当初はお会いする回数が減ることで、派遣スタッフさんの満足度が減るのではという不安もありましたが、現在はデータ上そこまで影響はありませんでしたので安心しました。

Q：SMSで送ることで何かメリットはございますか？

FAST SIGNではSMSで電子契約を送信できますので活用しています。メールの場合は本人に迷惑メール等で届かない確率も高いです。SMSを活用することで、契約書の到着率も高まりました。また最近は携帯でキャリアメールをご利用されていない方も多いので、契約書を開いていただける確率も上がったように感じています。

Q：FAST SIGN導入による効果について実感されている点はございますか？

元々の紙での契約締結では派遣スタッフさん1名に対して約3時間を要しておりましたが、FAST SIGNを導入したことで約1時間で締結の対応ができるようになり、派遣スタッフさん1名ごとに約2時間の営業担当者の工数削減に繋げることができました。毎月50名以上雇用契約をしておりましたので、毎月100時間以上の時間が削減できました。そのおかげもあり、営業担当が別の仕事に注力して対応ができるようになり、非常に大きな効果だと感じています。

また弊社はDX化で様々なツールを導入しており、新しいツールに馴染めない社員がいつもは何人か出てきますが、FAST SIGNに関してはシンプルで簡単に利用出来ることから、社員がすぐに馴染めて対応することができましたので、電子契約の浸透もしやすかったです。

Q：FAST SIGNについて今後改善してほしい機能やサポート体制などはありますか？

FAST SIGNだけに絞って考えますと、機能面もサポート面も現状でとても満足しており、非常に効率よく活用することができていると感じております。随時新たな機能も追加されているので、今後要望など出てきた際は私たちもぜひ相談させていただきたいと思っております。

大変参考になるお話を聞かせていただきありがとうございます。お忙しい中、お時間を割いていただき誠にありがとうございました！